Vậy tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là gì?

Khái niệm này được ghép từ 2 cụm từ “ tổ chức” và “sự kiện”. Bởi vậy nên tổ chức sự kiện là công việc và thực hiện các công việc cần làm để tạo ra 1 sự kiện từ khi bắt đầu cho tới khi kết thúc.

Các lĩnh vực tổ chức sự kiện khá rộng và thường không hạn chế ngành nghề nào cả. Tiêu biểu với các hoạt động tổ chức sự kiện trong các lĩnh vực thương mại, trong kinh doanh, lĩnh vực xã hội, văn hóa, giải trí, thể thao,… Hình thức tổ chức sự kiện cũng được đa dạng như hội nghị, hội thảo, họp báo, triển lãm, lễ hội,…

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đang dần trở thành một ngành nghề được nhiều nhà khởi nghiệp trẻ lựa chọn bởi tính linh hoạt, năng động và đồng thời cũng đòi hỏi nhiều kĩ năng, mối quan hệ giao tiếp. Còn đối với nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ tại Việt Nam, họ có nhu cầu trong tổ chức sự kiện mà không đủ khả năng sẽ phát sinh nhu cầu thuê các agency tổ chức sự kiện giúp mình.

Các lĩnh vực tổ chức sự kiện bao hàm và phân chia gồm: 

– Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh

– Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…

– Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

– Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm

– Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại

– Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí

– Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..

– Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…

– Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…

– Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…

– Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề

– Workshops: Bán hàng

– Conferences: Là các buổi Hội thảo

– Conventions: Là các buổi Hội nghị

– Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội

– Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao

– Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing

– Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại

– Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

Tuy nhiên nếu phân chia dựa theo mục đích của sự kiện chúng ta có thể chia thành 4 nhóm chính:

• Sự kiện kỉ niệm (Anniversary Event): Được bao gồm các sự kiện Kỉ niệm thành lập, kỉ niệm sinh nhật, đám cưới, Kỉ niệm các lễ hội truyền thống,… Các sự kiện kỉ niệm thường đóng góp vai trò là các sự kiện xã hội công chúng, thường xuyên diễn ra hằng năm.
• Sự kiện tiếp thị (Marketing Event): Thường là các sự kiện như hội chợ, khai trương khánh thành,… nhằm quảng bá sản phẩm, thương hiệu và mang mục đích thương mại nhiều hơn.
• Sự kiện giáo dục (Educational Event): Bao gồm các hội thảo, lễ tốt nghiệp, phát bằng hay lễ khai giảng, bế giảng năm học,… Các sự kiện giáo dục thường tổ chức thường niên, tuy nhiên có nhiều sự kiện chuyên biệt thì ít hoặc không thường niên.
• Sự kiện khen thưởng tri ân (Gratitude Event): Các lễ trao giải, lễ tưởng niệm,…với mục đích tổ chức nhằm tôn vinh những sự đóng góp của của cá nhân hay tập thể. Hầu hết các sự kiện này thường được tổ chức với quy mô tầm trung trở lên.

Sự phân chia theo quy mô của sự kiện chúng ta có 3 cách phân chia:

• Sự kiện nhỏ
• Sự kiện vừa và trung bình
• Sự kiện lớn

• Sự kiện nhằm thu hút được sự quan tâm của công chúng, để truyền bá thông điệp, đưa sản phẩm dịch vụ đến với khách hàng, thị trường mục tiêu của mình.
• Tổ chức sự kiện chính là xác định/ hoạch định phương hướng của sự kiện và chuẩn bị sự kiện nên nó nắm vai trò giúp cho sự kiện được thành công như đúng mục tiêu ban đầu. Tầm quan trọng của sự kiện có thể chỉ đứng sau công việc nghiên cứu thị trường và khách hàng mục tiêu.
• Một sự kiện thành công nó sẽ tạo ra hiệu ứng tốt và tạo sức ảnh hưởng lên tất cả những người tham gia hoặc cả những người không tham gia sự kiện, từ đó giúp tăng tính nhận diện thương hiệu. Và điều trái ngược của việc tổ chức sự kiện không thành công hoàn toàn có thể gây ra các hiệu quả đi ngược với mong muốn ban đầu.

• Dựa trên khái niệm và vai trò của sự kiện, chúng ta sẽ liệt kê các mục đích của sự kiện và tổ chức sự kiện chuyên nghiệp một cách dễ dàng:
• Là một phần của kế hoạch truyền thông, bổ trợ chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển thương hiệu doanh nghiệp.
• Tăng tính nhận diện thương hiệu, brand của doanh nghiệp
• Chạm tới mong muốn, cảm xúc của khách hàng qua hiệu ứng truyền thông sau sự kiện
• Triển khai các chính sách ưu đãi, khuyến mại, tri ân khách hàng

• Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ đem lại nhiều mặt hiệu quả hơn cho các doanh nghiệp và tổ chức chưa đủ nguồn lực và khả năng tự mình tổ chức:
• Làm việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
• Các agency có nhiều mối quan hệ, làm việc chuyên nghiệp và dễ dàng xử lí các trường hợp phát sinh nhờ các kế hoạch chủ động từ trước.
• Có nhiều gợi ý cho khách hàng doanh nghiệp về địa điểm cũng như hình thức và quy trình tổ chức sự kiện để doanh nghiệp lựa chọn phù hợp nhất với yêu cầu của mình.
• Đảm bảo được các yêu cầu cho doanh nghiệp về sự kiện
• Giúp giảm thiểu các áp lực trong công việc
• Doanh nghiệp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp cho khối lượng công việc cần xử lý của công ty bạn với sự kiện giảm đi đáng kể. Đồng thời giúp nhân lực tập trung vào các công việc hiện tại
• Tiết kiệm thời gian và nhân lực cho doanh nghiệp
• Tiết kiệm chi phí tối ưu
• Do công việc chuyên nghiệp của ngành nghề tổ chức sự kiện nên agency sẽ giúp cho chi phí bỏ ra của doanh nghiệp thấp hơn
  Xét theo chi phí về nhân lực, thời gian cũng có lợi hơn cho doanh nghiệp
• Giảm thiểu tối đa các rủi ro và khắc phục kịp thời
• Agency có nhiều kinh nghiệm và thường lập kế hoạch với các phương án khác nhau và các phương án dự phòng trường hợp xảy ra nhằm giảm thiểu tối đa nhất các sự cố và khắc phục kịp thời sự cố. Mang lại sự hài lòng cho doanh nghiệp.